Светлана Георгиева: „България първа в Европа въвежда електронните трудови досиета“

- Г-жо Георгиева, Наредбата за електронните трудови досиета отдавна влезе в сила, ще има ли санкции за компаниите, които все още се бавят с въвеждането им?

- За момента използването на електронни трудови досиета е препоръчително, но не и задължително.

 - Не. Най-вероятно предстои да разгледаме този въпрос, но предполагам, че ще стане в следващите години. Засега е дадена възможност трудовите досиета да се съхраняват като електронни. Нормативната уредба е Наредба на МС от 2018 г., която е с доста сложно наименование, но тя получи гражданственост като Наредба за електронните трудови досиета.

- Но в момента има доста фирми, които дори не са започнали да работят за реализирането на този проблем?

- Да, така е. И не само в Габровска област.

- Каква е същността от въвеждането на електронните трудови досиета? Чия работа облекчават те – на работодателите, на работниците и служителите или на проверяващите дейността на компаниите? Коя от трите страни би била най-удовлетворена?

- По-скоро бих приравнила ползата за работодателите и за работниците – долу горе да е еднаква. Трудовите досиета се съставят и администрират от работодателите. Те имат задължението да ги пазят 50 години.

- А когато са електронни, следва ли те да осигурят отделен електронен носител за досиетата или да ги съхраняват и в хартиен вид?

 - Но не всички представители на наемния труд са на „ти“ с IT-техниката и технологиите и как те биха могли да се снабдят със своето електронно досие? Как ще се справят, след като дори не биха могли по електронен път да подпишат своя трудов договор?

 - Те биха могли да подпишат своя трудов договор.

- Как?

- Влизат в една платформа през който и да било браузер, тя е индивидуално базирана и никой не би могъл да им попречи. Те влизат в нея, както влизат във Фейсбук, примерно. По същия начин влизат и в системата на електронните трудови досиета на своя работодател – с потребителско име и парола, които те сами си създават. По този начин системата ги отвежда в тяхното електронно трудово досие и те виждат своето трудово досие 24 часа в денонощието и 7 дни в седмицата. Важно е да имат интернет и електрозахранване.

- А кога ще поставят те своя подпис?

- Те слагат своя подпис, когато системата ги извести с имейл, че има документ за тях, който им е изпратен от работодателя и очаква техния подпис. След като получат съобщението от системата влизат в нея, виждат документа и поставят своя електронен подпис.

- Извинете, но отново питам как?

- Ще обясня ние как сме го решили. Наредбата за електронните трудови досиета поставя изискването работодателя да подписва винаги с квалифициран електронен подпис /на флашка примерно, или чрез други технологии/, а работникът подписва само с електронен подпис.

- Тоест, не се използва старият изпитан начин работникът да постави само своя личен подпис върху хартията, а името и определена парола, така ли?

- Не. С потребителско име и парола се влиза в собствения профил, така както и във Фейсбук всеки влиза в профила си с потребителско име и определена парола. След като влязат в техния си профил, работниците могат да подписват документи, които са изпратени до тях от работодателя с усъвършенстван електронен подпис. Ние сме ползвали този вид подпис, ние го генерираме. За работниците ползването на такъв подпис е безплатно. Безплатно е и за работодателя. Усъвършенстваният електронен подпис в нашата система са шест цифри, които приличат на ПИН-кода на дебитните карти. Работникът може да променя по всяко време този свой ПИН-код толкова пъти, колкото желае. То не се генерира от работодателя, не е постоянен и поради това може да използва своите любими цифри, които да променя колкото пъти желае. Подписването на документите става с въпросните 6 цифри, които именно представляват усъвършенстван електронен подпис, генериран от нашата система. Има вариант работникът да подписва и с квалифициран електронен подпис и той е с тези флашки, които познаваме, но според нас, използването на шестте цифри под формата на усъвършенстван електронен подпис е по лесно.

 - Няма начин да изчезне, тъй като ние първо правим постоянни архиви на системата. Всеки работодател има собствена клетка в сървъра. Тоест, не може както когато стана срива в НАП, цялата база да е на едно място, а има опитни хакери. А при нашата система няма как всичко, което е вътре в нея да изчезне, да бъде употребено неправилно или да бъде обект на злонамерени въздействия. Всеки работодател има отделна кутия на тези сървъри. И при срив евентуално би се сринала информацията на някой работодател за изключително кратък период от време, примерно няколко часа.

- Тогава той би могъл да я възстанови от онзи сървър, който го обслужва именно него, или?

- Ние се занимаваме със сървърите и всичко се извършва в различни сървъри, в различни дата центрове, така че практически няма възможност да се извърши срив. Защото ние практически имаме криптирано копие на цялата информация на друг сървър.

- Работодателят има ли информация кой от сървърите обслужва самия него?

- Не. Ние носим отговорност пред работодателите за съхраняването на информацията. Това е нашата огромна отговорност да пазим цялата тази информация.

- Но все още за официални документи се признават с фирмен или институционален печат, как наемният работник ще се сдобива с тях при необходимост – при възникване примерно на трудово-правни спорове?

- Работникът вижда трудовото си досие от първия до последния документ. Работодателят не може да влезе в профила на работника, за да манипулира документите на работника, които са в него. Няма никаква възможност. Работникът от своя страна има възможност във всеки един момент да изтекли трудовите си документи от своето досие. Дори днес, когато досиетата се съхраняват на хартия, работниците нямат достъп до своите документи. Докато при електронните трудови досиета се осветляват изцяло отношенията между работодател и работник и работникът може да вижда досието си и всеки документ в него, когато пожелае. Просто влиза в профила си и вижда всичко. И тъй като документите са електронни, може да се проследи кое действие кога се е случило. Тъй като чрез електронния подпис се знае кое е лицето, кога какво е направило, в кой ден и в колко часа. Дори е по-проследимо, по-ясно и по-контролирано отколкото обикновеното трудово досие с обикновените подписи.

- Днешното трудово законодателство отговаря ли на изискванията, свързани със създаването и поддържането на електронните трудови досиета?

- Да. От 2018 г. вече трудовото законодателство отговаря на изискванията за електронните трудови досиета. Всички документи от досиетата в електронните трудови документи вече могат да се поддържат в така нареченото електронно трудово досие. Така че законодателството ни е ъпдейтнато и това като възможност съществува и решава между другото защото в една такава система много по-лесно може да се намира документ, както и да се създава. Например назначаването на нов служител и създаването на документите за започване на работа, трудовия договор, изпращането на трудовия договор до служителя, подписването на трудовия договор от двете страни, се извършва между 6 и 8 минути. Такова нещо, към днешна дата на хартия не може да бъде постигнато.

Има и едно друго много съществено преимущество. В рамките на нашата система имаме броячи за време, в което определени документи трябва да се съхраняват в трудовото досие. Например, ако работникът иска от работодателят си отпуск, поради болест, работникът прилага болничният си лист под формата на снимка и системата го разменя. Но този болничен лист нормативно не трябва да остава в трудовото досие повече от три години по смисъла на Общия регламент за защита на личните данни. Така че, чрез тези броячи, които са в системата, се залага срок, в който документът да се съхранява в електронното трудово досие. Когато наближи неговия срок, системата задава въпроса дали то трябва да бъде изтрито. И работодателят, който е и администратор на системата отговаря какво трябва да се направи. А в досието остават само датите кой документ кога е създаден, на коя дата и от кого е изтрит. Остава само историята на документа, което спестява огромно, ама огромно количество време на служителите по човешки ресурси в различните предприятия.

- Когато дойде време за пенсионирането на дадена личност, как се процедира?

- Лицето чието време за пенсиониране е дошло, вече всъщност има всички необходими документи, до които има достъп чрез електронното си трудово досие. Работодателят издава съответните служебни бележки и се предприема процедурата по пенсиониране. Което е облекчение и за работника, и за работодателя, тъй като спестява огромно време, което сега се губи в ходене и събиране на документи, тяхното вадене и изпращане до пенсионните институции.

- Как си обяснявате факта, че наредбата за електронните трудови досиета е факт от 2018 г., а все още има фирми, които не са започнали действия по създаването им?

 - България коя поред в рамките на ЕС въвежда електронните трудови досиета, изоставаме ли с тяхното внедряване?

- Ние сме първенци в това отношение. Първи в Европа въвеждаме електронните трудови досиета. Съществуват различни системи за обработка, свързани с електронните трудови досиета. Но тези системи нямат реквизитите, които българското законодателство наложи, за да може едно електронно копие на документа да се приравни на хартиено. В света има много системи, при които документите се сканират и се съхраняват. Но такава, каквато българската, с толкова строги изисквания и резултати от ползването на системата, няма в Европа.

В момента се подготвя Европейски регламент за електронните трудови досиета, но България е първата страна, която ги въведе по всички изисквания на ЕС.

- Въвеждането на електронните трудови досиета следствие на сривовете в системите на НАП и Търговския регистър ли е?

- Не, електронните трудови досиета са в резултат на еволюцията в българското трудово законодателство.